Cuối mỗi công trình, câu hỏi tưởng đơn giản "công trình này lãi hay lỗ bao nhiêu" lại khiến nhiều chủ nhà thầu lúng túng. Tính giá thành công trình không phải cộng vài con số hoá đơn, mà là tập hợp đúng, phân bổ đúng và chốt đúng phần dở dang cho từng công trình riêng biệt. Làm sai một bước, con số lãi trên giấy có thể lệch xa thực tế. Bài này đi thẳng vào cách tính: bốn khoản mục chi phí, phương pháp tập hợp và phân bổ, chi phí dở dang, và những sai lầm hay gặp khi làm bằng Excel.
Giá thành công trình gồm những khoản mục chi phí nào?
Giá thành công trình là toàn bộ chi phí bỏ ra để hoàn thành một công trình hoặc một hạng mục. Theo cách hạch toán chuẩn của ngành xây lắp, chi phí được gom vào bốn khoản mục:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp — xi măng, sắt thép, cát đá, vật tư hoàn thiện… bóc tách theo khối lượng thực tế đưa vào công trình, không tính phần nhập kho chờ dùng.
- Chi phí nhân công trực tiếp — lương thợ, phụ cấp, các khoản trích theo lương của tổ đội thi công trực tiếp trên công trình đó.
- Chi phí sử dụng máy thi công — nhiên liệu, lương thợ vận hành, khấu hao và thuê máy (cẩu, máy đào, giàn giáo…).
- Chi phí sản xuất chung — chi phí gián tiếp phục vụ nhiều công trình: lương ban chỉ huy công trường, điện nước lán trại, công cụ dụng cụ, khấu hao dùng chung.
Ba khoản đầu là chi phí trực tiếp — ghi thẳng cho công trình phát sinh. Khoản thứ tư là chi phí chung — đây chính là chỗ khó, vì phải phân bổ cho nhiều công trình cùng lúc.
Tập hợp và phân bổ chi phí: bước quyết định độ chính xác
Tính giá thành thực chất là hai động tác: tập hợp chi phí trực tiếp về đúng công trình, và phân bổ chi phí chung theo một tiêu thức hợp lý.
Tập hợp trực tiếp thì rõ ràng: hoá đơn thép của công trình A ghi cho A. Vấn đề nằm ở chi phí chung. Lương một chỉ huy trưởng phụ trách ba công trường, chi phí giàn giáo dùng luân phiên, khấu hao máy trộn chạy nhiều nơi — không thể ghi hết cho một công trình. Phải chọn một tiêu thức phân bổ và áp nhất quán.
| Tiêu thức phân bổ | Phù hợp khi | Lưu ý |
|---|---|---|
| Theo chi phí nhân công trực tiếp | Công trình thâm dụng lao động | Đơn giản, phổ biến nhất |
| Theo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp | Vật tư chiếm tỷ trọng lớn | Dễ lệch nếu giá vật tư biến động |
| Theo tổng chi phí trực tiếp | Muốn cân bằng nhiều yếu tố | Cần số liệu trực tiếp đầy đủ, kịp thời |
| Theo doanh thu/giá trị dự toán | Các công trình quy mô rất chênh nhau | Chỉ hợp lý khi biên lợi nhuận đồng đều |
Công thức phân bổ cơ bản: chi phí chung phân cho một công trình bằng tổng chi phí chung cần phân bổ nhân với tỷ lệ tiêu thức của công trình đó trên tổng tiêu thức tất cả công trình. Điều quan trọng không phải chọn tiêu thức "đúng tuyệt đối" — mà là chọn một tiêu thức và giữ nguyên qua các kỳ, để số liệu so sánh được với nhau.
Chi phí dở dang: mắt xích hay bị bỏ quên
Xây dựng khác thương mại ở chỗ một công trình kéo dài nhiều tháng, thậm chí nhiều năm, vắt qua nhiều kỳ kế toán. Cuối kỳ, phần khối lượng chưa nghiệm thu chính là chi phí sản xuất dở dang — chưa được tính vào giá vốn.
Công thức tổng quát tính giá thành khối lượng hoàn thành trong kỳ:
Z = Dở dang đầu kỳ + Chi phí phát sinh trong kỳ − Dở dang cuối kỳ
Đánh giá sai giá trị dở dang cuối kỳ sẽ kéo giá thành và lợi nhuận sai theo. Nếu ghi dở dang cuối kỳ thấp hơn thực tế, giá thành kỳ này bị đội lên, lãi bị "ăn bớt"; ghi cao hơn thực tế thì lãi ảo. Với nhà thầu chạy nhiều công trình song song, việc chốt dở dang từng công trình mỗi cuối kỳ là một trong những phần tốn công và dễ sai nhất.
Ví dụ nhanh: tính giá thành một công trình
Giả sử công trình B trong quý có: nguyên vật liệu trực tiếp 1,8 tỷ; nhân công trực tiếp 600 triệu; máy thi công 250 triệu. Chi phí chung toàn công ty trong quý là 900 triệu, phân bổ theo chi phí nhân công trực tiếp; tổng nhân công trực tiếp toàn bộ công trình là 3 tỷ.
- Chi phí chung phân cho B = 900 triệu × (600 triệu / 3 tỷ) = 180 triệu.
- Tổng chi phí phát sinh trong kỳ của B = 1,8 tỷ + 600 triệu + 250 triệu + 180 triệu = 2,83 tỷ.
- Nếu dở dang đầu kỳ 0 và dở dang cuối kỳ (phần chưa nghiệm thu) là 630 triệu, thì giá thành khối lượng hoàn thành = 0 + 2,83 tỷ − 630 triệu = 2,2 tỷ.
Con số 2,2 tỷ này mới là cơ sở để so với doanh thu nghiệm thu và biết B lãi hay lỗ. Bỏ qua bước phân bổ 180 triệu, hoặc chốt sai 630 triệu dở dang, là lệch ngay.
Bốn sai lầm hay gặp khi tính giá thành bằng Excel
Phần lớn nhà thầu vừa và nhỏ vẫn tính giá thành trên Excel. Excel không sai về nguyên lý, nhưng ở qua nhiều công trình và nhiều kỳ, nó lộ ra bốn điểm yếu:
- Không tách được chi phí theo công trình. Hoá đơn nhập chung một sổ, đến cuối kỳ mới ngồi bóc tách thủ công cho từng công trình — vừa chậm vừa sót, nhất là vật tư dùng chung cho nhiều điểm.
- Phân bổ chi phí chung mỗi kỳ một kiểu. Người làm đổi tiêu thức, đổi công thức giữa các tệp; số liệu các quý không còn so sánh được, khó phát hiện công trình nào thực sự lỗ.
- Bỏ quên hoặc chốt sai dở dang. Khối lượng chưa nghiệm thu ước lượng bằng cảm tính, không có căn cứ; giá thành và lãi/lỗ méo theo.
- Không khớp với sổ kế toán. Tệp giá thành một nơi, sổ sách kế toán một nơi. Đến kỳ quyết toán, số liệu lệch nhau, mất nhiều ngày dò lại và rất khó giải trình khi kiểm toán.
Chi tiết hơn về những rủi ro này, bạn có thể xem bài chi phí ẩn khi quản lý xây dựng bằng Excel. Điểm chung: càng nhiều công trình, chi phí "ẩn" của việc tính tay càng lớn — không nằm ở phí phần mềm, mà ở những quyết định sai vì số liệu sai.
Khi giá thành được tính ngay trong hệ thống kế toán
Cách gỡ gọn nhất là để việc tính giá thành nằm ngay trong hệ kế toán, thay vì tách rời trên Excel. Khi mỗi phiếu nhập vật tư, bảng lương, ca máy đều được gắn mã công trình ngay lúc phát sinh, chi phí tự tập hợp về đúng công trình; chi phí chung phân bổ theo tiêu thức đã cấu hình sẵn, nhất quán qua mọi kỳ; và giá thành từng công trình luôn khớp với sổ cái. Đây chính là tinh thần của kế toán theo công trình — quản lý lãi/lỗ đến từng công trình, không đợi cuối năm mới biết.
Rynex xây ERP cho ngành xây dựng theo hướng này: vận hành công trường và kế toán chuẩn Thông tư 200 nằm trong cùng một hệ thống. Trong dự án ERP kế toán xây dựng The Iris Homes, chúng tôi dựng luồng đầy đủ Nhật ký chung → Sổ cái → báo cáo tài chính, trong đó có phân hệ giá thành từng công trình, lương, tài sản cố định và bút toán bất biến phục vụ kiểm toán. Quy mô thật của hệ thống: khoảng 52.000 dòng mã, 26 bảng dữ liệu, 78 trường hợp sử dụng — mức độ sâu mà một phần mềm đóng gói kiểu MISA hay Base khó chạm tới. Chi tiết ở dự án thực tế The Iris Homes.
Khác biệt cốt lõi: khi giá thành và kế toán dùng chung một nguồn dữ liệu, câu hỏi "công trình này lãi bao nhiêu" trở thành một báo cáo bấm ra trong vài giây, thay vì một buổi tổng hợp tệp.
Chốt lại
Tính giá thành công trình đúng nghĩa là ba việc: gom đủ bốn khoản mục chi phí, phân bổ chi phí chung theo một tiêu thức nhất quán, và chốt đúng chi phí dở dang cuối kỳ. Excel làm được về mặt công thức, nhưng đuối khi số công trình tăng và khi cần khớp với sổ kế toán để quyết toán.
Nếu bạn đang loay hoay với giá thành từng công trình — không chắc con số lãi có thật hay không — hãy bắt đầu từ một buổi khảo sát nghiệp vụ với Rynex. Chúng tôi soi thẳng cách bạn đang tập hợp, phân bổ và chốt dở dang, chỉ ra chỗ đang lệch, rồi tư vấn nên siết lại quy trình hay cần một hệ thống theo yêu cầu — và nếu theo yêu cầu thì phạm vi hợp lý tới đâu. Xem thêm dịch vụ của Rynex hoặc cách chúng tôi làm phần mềm kế toán theo Thông tư 200.